Utilize a tecnologia a seu favor, envolva seu público online para não ficar falando para uma sala vazia.

As organizações usam reuniões virtuais no lugar de presenciais porque são rápidas em organizar, são baratas e trazem as pessoas mais relevantes para a reunião, onde quer que estejam. No entanto, as reuniões virtuais podem ser difíceis de acertar e precisam de uma abordagem diferente das reuniões regulares. 

Neste artigo, veremos o que você pode fazer para se preparar e executar uma reunião virtual eficaz e produtiva.

Conduzindo uma reunião virtual bem-sucedida

Embora os princípios básicos da etiqueta ainda se apliquem, a realização de reuniões virtuais requer uma abordagem diferente da de presidir pessoalmente. Use as estratégias abaixo para planejar e organizar uma reunião virtual bem-sucedida.

1.Escolha a tecnologia certa

Veja sua agenda para escolher a plataforma mais adequada para usar. A melhor plataforma para um rápido “check-in” pode diferir da correta para sessões de brainstorming ou tomada de decisão.

Você pode escolher entre várias plataformas de reunião virtual, incluindo:

• Skype ™ : oferece chamadas telefônicas e de vídeo on-line básicas para grupos, que funcionam bem em pequenas reuniões ou check-ins de atualização. Você também pode gravar chamadas para membros da equipe que não podem comparecer.
• GoToMeeting : Com o GoToMeeting, os usuários podem compartilhar telas e a plataforma funciona em tablets, smartphones e outros dispositivos móveis.
• Zoom : Esta plataforma oferece vídeo em HD e permite que os participantes trabalhem juntos durante a reunião. Permite também criar salas de reuniões protegidas por senhas, apresentar telas, janelas de programas de aplicativos.

Reserve um tempo para revisar cuidadosamente cada plataforma antes de decidir qual usar. Alguns recursos, como pesquisas na web (que facilitam a avaliação das opiniões das pessoas) ou quadros on-line (bons para sessões de brainstorming em grupo), podem valer um custo extra.

Lembre-se de que a videoconferência tem seus benefícios e desvantagens. Pode fornecer aos participantes dicas não-verbais importantes e incentivá-los a permanecer engajados. No entanto, algumas pessoas podem se sentir desconfortáveis ​​e autoconscientes ao usá-lo, o que pode impedi-los de participar da mesma maneira que participariam de uma reunião apenas por voz.

2. Trabalhe em habilidades específicas

O sucesso de uma reunião virtual geralmente depende da orientação de um facilitador, por isso é importante aprender as habilidades e ferramentas necessárias para ter sucesso nessa função. 

Quando os participantes não se encontraram antes, utilizar um “quebra-gelo” pode incentivar todos a relaxar e a se familiarizar antes de discutir negócios. Você pode pedir aos participantes que se apresentem e forneçam algumas informações sobre o que eles fazem; faça um exercício que os ajude a descobrir mais um sobre o outro. Pense e experimente os quebra-gelo bem antes do evento para garantir que eles tenham o efeito desejado.

E verifique se você está completamente confortável com o software de reunião virtual. Ensaie usando suas ferramentas e instalações com antecedência – você precisa operá-las sem esforço durante a reunião.  

3. Invista tempo na preparação

As reuniões virtuais podem precisar de mais preparação do que as presenciais regulares. Por exemplo, como você lida com conflitos neste espaço virtual e mantém a discussão focada e no caminho certo? E se as dificuldades do software impedirem que seu membro mais importante da equipe participe? 

Invista algum tempo no planejamento para que você possa se preparar adequadamente para a reunião em si e para quaisquer desafios técnicos que possam ocorrer. 

Em seguida, pense no seu objetivo respondendo algumas perguntaas

• Quem deve comparecer? 
• O que exatamente você precisa discutir?
• Quais os tópicos devem ser abordados?
• Quanto tempo deve ser alocado para cada item?

Seja pontual com seus horários de início e término; lembre-se, apenas porque sua reunião é virtual, isso não significa que é educado chegar atrasado ou sair mais cedo.

Para reuniões mais longas, tente organizar suas informações em segmentos de 10 a 15 minutos. Isso acomoda períodos de atenção mais curtos e ajuda a manter todos envolvidos e concentrados. Deixe claro quando você chegar ao final de cada seção – talvez com uma mudança de ritmo na entrega – para que os participantes estejam prontos para a próxima parte.

Ao agendar a reunião, considere o fuso horário de todos . Tente não organizá-lo para que fique fora do dia normal de trabalho de um participante. Quando não puder evitar isso, consulte os participantes pessoalmente para garantir que a hora é adequada. 

Se você marca reuniões regulares com os mesmos membros da equipe, considere mudar os horários para que essas pessoas nem sempre tenham que comparecer antes ou depois do horário de trabalho programado.

Envie os detalhes de acesso, login para todos os envolvidos antes do horário da reunião. Inclua o URL/link (quando necessário), informe a agenda e a pauta, faça uma lista de participantes e controle os horários de início e término da reunião.

E considere designar alguém para lidar com quaisquer problemas de tecnologia que possam surgir durante a reunião. A delegação desta tarefa permitirá que você se concentre apenas em orientar a discussão.

Dica:

É importante limitar o número de participantes de reuniões virtuais, sempre que possível. Isso ajuda a garantir que todos tenham a oportunidade de se envolver. Isso é particularmente relevante para sessões de brainstorming ou discussão e para quando você precisar tomar decisões.

4. Definir regras básicas

As regras básicas são uma parte importante das reuniões virtuais, porque orientam o comportamento de todos os participantes.

Por exemplo, você pode pedir aos participantes para entrar na reunião cinco minutos antes, para que todos possam se conectar e verificar seu áudio e vídeo. 

Outra regra comum é pedir aos participantes para silenciar seus microfones até que estejam prontos para falar; isso reduz o ruído de fundo perturbador. 

Se a chamada for apenas de áudio, peça a todos que indiquem seus nomes antes de falar. Dessa forma, as pessoas do grupo poderão acompanhar quem disse o quê.

Por fim, incentive todos a limitar qualquer distração, como ruído de fundo, para que eles possam se concentrar inteiramente na reunião.

5. Comunique-se com a mentalidade de que todos estão conectados virtualmente

Nas reuniões presenciais, as pessoas captam dicas importantes de expressões faciais, tom de voz e linguagem corporal. No entanto, eles geralmente são perdidos em reuniões virtuais, e é por isso que você precisa levar isso em consideração ao se comunicar com os participantes. 

Primeiro, fortaleça suas habilidades de escuta ativa. Coloque todo o seu foco na pessoa que está falando. Demonstre que você prestou atenção resumindo o que ele ou ela diz ou fazendo uma pergunta relevante.

Certifique-se de comunicar como se sente através da escolha de palavras – isso é particularmente importante se você não estiver usando vídeo. Portanto, se você não tiver certeza de algo, diga isso e peça esclarecimentos. Você pode dizer: “Sarah, estou realmente empolgada porque nossos números são tão altos, mas estou preocupada com a queda de novos clientes. Como você se sente com isso?” 

Você também precisa orientar a discussão. Por exemplo, imagine dizer: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. Quem quer ir primeiro?” Em uma reunião virtual, você provavelmente ouvirá silêncio, pois ninguém sabe ao certo quem será o primeiro. E então todo mundo fala ao mesmo tempo. Isto é especialmente verdade se você não usar o vídeo.

Em vez disso, guie a discussão dizendo: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. Jan, por que você não vai primeiro, seguido por Bill e Dean?”

Se a sua reunião reunir os participantes que estão lá pessoalmente e outros que estão na chamada, preste atenção especial em acomodar aqueles que não estão fisicamente na sala. 

Por exemplo, pode ser difícil para os participantes virtuais ouvir discussões entre os membros da equipe na sala. Lembre a todos os participantes que falem ao microfone quando fizerem uma pergunta ou participarem da discussão. Incentive-os a falar um de cada vez: tentar seguir várias vozes ao mesmo tempo pode ser um desafio para quem está na chamada.

6. Envolva todos

Um dos maiores desafios das reuniões virtuais é que os participantes podem achar difícil se envolver e contribuir. Seu trabalho como facilitador é garantir que os membros da equipe tenham muitas oportunidades de falar.

Durante a discussão, faça uma pausa regularmente e peça a opinião dos participantes. Peça a todos para os participantes comentem sobre o assunto. Isso incentiva as pessoas a manter o foco e ajuda a monitorar suas emoções e níveis de atenção.

Mantenha todos envolvidos usando atividades e perguntas que requerem sua participação. Se as pessoas estiverem envolvidas, é menos provável que elas se distraiam e você manterá a atenção delas por mais tempo. Algumas plataformas de reunião têm um recurso que permite aos usuários “levantar as mãos” virtualmente em resposta a perguntas, ou você pode usar a mídia social integrada para melhorar o envolvimento.

Pontos chave deste artigo

As organizações usam cada vez mais reuniões virtuais para se comunicar com os membros da equipe em todo o mundo. No entanto, estes requerem estratégias diferentes de comunicação e preparação em comparação com as reuniões presenciais.

Passe um tempo extra se preparando para sua reunião virtual. Familiarize-se com a plataforma com antecedência e elabore um plano de contingência para lidar com falhas comuns. Você também pode nomear alguém para lidar com problemas técnicos à medida que eles surgirem, para que você possa se concentrar apenas em facilitar a reunião.

Comunique-se com o ambiente digital em mente. Não faça perguntas abertas a todo o grupo; em vez disso, chame as pessoas pelo nome para incentivar a participação.

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