Acertar o RH desde o início tem um enorme impacto no sucesso de uma organização. Talvez sua organização não tenha um departamento de RH e esteja fazendo o mínimo necessário para se dar bem. Ou talvez você esteja começando e se perguntando como construir um departamento de RH do zero.

Um departamento de RH não apenas ajuda a garantir a conformidade, mas também desempenha um papel essencial em manter os funcionários engajados e produtivos. Então, como você constrói um departamento de RH? Neste artigo você vai aprender alguns passos práticos para construir um Departamento de RH na sua organização.

Conteúdo deste artigo:

1. Explore o estado do RH em sua organização.
2.Organize os registros dos funcionários e estabeleça um processo de manutenção de registros.
3.Comece a formalizar as políticas.
4.Coloque as bases dos processos de recrutamento e integração.
5.Documente a política e prática de remuneração e benefícios.
6.Revise a tecnologia e os sistemas que você já possui e considere o que você ainda precisa.
7.Verifique as diretrizes de conformidade.
8.Crie um manual do funcionário.
9.Prepare as bases para um plano de aprendizagem e desenvolvimento.
10.Crie um planejamento estratégico de RH.
11.Reconheça o momento certo para começar a construir uma equipe de RH.

1. Explore o estado do RH em sua organização

O que os fundadores e/ou gerentes implementaram em termos de recrutamento, políticas, gestão de desempenho e ferramentas? Familiarize-se com o estado atual do RH para saber por onde começar a construir seu departamento de RH. Você pode usar a roda abaixo como ponto de partida para avaliar seu departamento de RH atual:

Coloque cada uma das funções em uma escala de 0 (onde não existe nada) a 10 (o processo está totalmente implementado e funcionando bem). Este será um bom ponto de partida para entender se o novo departamento de RH precisa iniciar, desenvolver ou manter o processo de RH específico. 

Além disso, avalie as seguintes perguntas para entender sua estrutura de RH atual: 

• Quais ferramentas de RH estão em vigor? 
• Eles precisam ser substituídos?
• Eles precisam de desenvolvimento? 
• Qual é o papel do gerenciamento de linha? 
• Eles têm responsabilidades de RH?
• O que eles estão fazendo atualmente em torno da gestão de talentos?
• Que políticas estão em vigor?
• As políticas básicas de emprego estão em vigor? (Esta seria sua prioridade mais urgente, para garantir que sua organização esteja em conformidade)
• Todas as políticas foram implementadas para manter os padrões mínimos de trabalho?
• Existem prioridades políticas urgentes?

Assim, uma combinação de compreensão do seu progresso em todos os departamentos de RH e as necessidades mais urgentes lhe dará um bom ponto de partida para construir seu departamento de RH.

2. Organize os registros dos funcionários e estabeleça um processo de manutenção de registros

O RH é responsável por gerenciar o ciclo de vida do funcionário e seus registros de funcionários são o ponto de partida. Você precisa ter uma compreensão clara de quantos funcionários você tem e estabelecer documentos que são legalmente necessários e também o ajudarão a longo prazo enquanto você trabalha em planos de desenvolvimento pessoal. 

Cada funcionário precisa de um arquivo pessoal. Tradicionalmente, isso era feito em papel, mas a maioria das organizações desenvolveu sistemas digitais para gerenciar registros de funcionários. Estes são alguns exemplos de documentos que você precisa manter: 

• Documentos de recrutamento – Estes incluem roteiros de entrevista, avaliações, formulários de emprego e currículos. Estude os regulamentos locais para entender por quanto tempo você precisa manter isso arquivado.
• Formulário de qualificação para emprego – Todo funcionário precisa dele para verificar se está legalmente autorizado a trabalhar em seu país. Cada país tem seus próprios regulamentos, mas isso é obrigatório. 
• Documentação da folha de pagamento – extratos de salários, salários, cartas de promoção (aumentos, cartas de aprovação), registros fiscais e registros de cronometragem.
• Registros de desempenho dos funcionários – Reúna todas as informações escritas, e-mails, roteiros de conversas.
• Registros de rescisão
• Preenchimento de registros de treinamento
• Quaisquer documentos de procedimento disciplinar

Você pode achar que muitos desses documentos existem, mas é bastante desorganizado ou informal. Tudo bem – contanto que você reúna o máximo de informações possível, comece em algum lugar e depois crie seus registros de RH a partir daí. Fale com todos os gerentes de linha e líderes da organização e colete o máximo de informações que puder deles. 

Essa seria sua base inicial. E então, para cada uma das categorias mencionadas acima, crie pastas para cada funcionário e comece a rastrear. Trabalhe com seu departamento de TI para garantir que você desenvolva uma maneira segura de armazenar esses documentos eletronicamente. 

3. Comece a formalizar as políticas

Talvez você não tenha nada escrito, talvez apenas algumas informações básicas. Você pode priorizar as políticas mais importantes e começar a escrevê-las. 

Estas são algumas das políticas que você precisará desenvolver: 

• Comparecimento.
• Horas de trabalho.
• Contratando.
• Gestão de desempenho.
• Ao longo do tempo.
• Terminação.
• Política de saída.
• Política anti-assédio e não discriminação.
• Conduta do funcionário.
• Política de mídia social.
• Política de confidencialidade.
• Liberdade condicional.
• Divulgação de interesses comerciais.
• Política de saúde e segurança.
• Política de drogas e álcool.

À medida que avança, você provavelmente descobrirá que algumas coisas andam juntas e podem estar sob uma política. Certifique-se de que, depois de desenvolver uma política, ela seja direta e fácil de entender. Cada funcionário deve obter uma cópia dele e deve ser facilmente acessível em seu site de intranet. 

4. Implemente as bases dos processos de recrutamento e integração

Você pode usar a imagem abaixo como um guia para construir seu processo de recrutamento:

Para cada uma dessas etapas, descreva: 

• Quem está envolvido
• Modelos a serem usados
• Perguntas a serem feitas
• Documentos a recolher em cada fase. 

Para o processo de integração, há cinco etapas que você deve delinear e trabalhar: 

1. Antes do primeiro dia (pré-embarque).
2. No primeiro dia (integração/onboarding).
3. A primeira semana.
4. Os primeiros 90 dias.
5. No final do primeiro ano.

Desenvolvemos uma lista de verificação útil que você pode usar em cada um desses cinco estágios. 

5. Documente sua remuneração e benefícios oferecidos

Explore o que você tem em relação às estruturas de remuneração e benefícios e prossiga para formalizar e categorizar isso. Comece com o mínimo para garantir que você esteja em conformidade. Isso inclui :

• Salário ou salário por hora
• Poupança de aposentadoria
• Folga remunerada
• Plano de saúde

Depois de ter isso em vigor, você pode começar a adiantar sua remuneração e benefícios oferecidos para incluir:

• Bônus de desempenho
• Partilha de lucros
• Opções de ações
• Seguro complementar
• Reembolso de viagem
• Uniformes/fatos
• Bônus de realocação

Para adicionar a isso, você pode começar a desenvolver um pacote de recompensas totais, mostrando aos funcionários o valor total que você está fornecendo a eles, o que nem sempre é monetário. Isso implica o seguinte: 

• Desenvolvimento de carreira
• Arranjos de trabalho flexíveis
• Descontos corporativos
• Programas de reconhecimento de funcionários

Mais tarde na linha, você pode começar a adicionar vantagens (por exemplo, suporte de bem-estar, creche em casa, refeições gratuitas etc.), mas só faça isso depois de ter o básico no lugar. Ter uma boa compreensão dos diferentes tipos de compensação ajudará você a criar pacotes de compensação atraentes.

6. Revise a tecnologia e os sistemas que você já possui e considere o que ainda precisa

Talvez você já tenha algumas ferramentas (Slack, ferramentas de gerenciamento de projetos etc.), além de planilhas. Como você está começando do zero, esta é sua oportunidade de ter um processo simples e elegante sem ter que lidar com sistemas de RH legados que podem atrapalhar você. Alguns dos principais sistemas que precisam estar em vigor incluem:

• Folha de pagamento
• Gestão da força de trabalho (folgas, assiduidade, horários)
• Sistema de Informação de Recursos humanos – Isso inclui informações de funcionários e toda a documentação essencial de RH 
• Sistema de rastreamento de candidatos – Usado para todas as suas práticas de contratação e recrutamento
• Aprendendo e desenvolvendo
• Gestão de desempenho

Novamente, priorize os sistemas que precisam estar em vigor para que sua organização esteja em conformidade legal e, em seguida, adicione aqueles que melhorariam sua organização. Por exemplo, investir em um sistema avançado de RH de dados e análises pode não ser útil se sua organização tiver apenas 20 funcionários. No entanto, você também precisa pensar a longo prazo e adquirir a tecnologia que pode ser dimensionada à medida que sua organização cresce.

7. Verifique as diretrizes de conformidade

O RH desempenha um papel significativo em garantir que sua organização esteja apta a operar e todas as leis trabalhistas sejam seguidas. No mínimo, você deve revisar as diretrizes de conformidade de seu país para todas as políticas listadas acima em “Iniciar a formalização de políticas”.

Para entender então, se suas políticas atendem às diretrizes mínimas de compliance, você pode usar o processo abaixo:

Além disso, além das políticas padrão que precisam estar em vigor, você também precisa garantir que considerou todas as leis e regulamentos locais. E se seus funcionários trabalharem em outro estado ou país? Existem leis específicas para o seu setor? 

8. Crie um manual do funcionário

Inclua as políticas básicas em seu manual do funcionário e compartilhe-o com seus funcionários. Além disso, adicione coisas como os valores da sua organização, declaração de missão, visão e informações básicas da organização. Existem muitos modelos online ou até mesmo ferramentas que ajudam a gerar um manual, como Handbooks.io .

9. Estabelecer as bases de um plano de aprendizado e desenvolvimento

Ajudar os funcionários a adquirir novas habilidades e progredir em suas carreiras é uma função vital de um departamento de RH. Portanto, você precisa começar com o planejamento de aprendizado e desenvolvimento desde o início ao construir seu departamento de RH.

Defina seus objetivos 

Quais são as metas e objetivos da sua estrutura de aprendizagem e desenvolvimento?

Identifique as competências e habilidades necessárias

Entenda onde sua organização está, para onde está indo e as habilidades que você possui atualmente na força de trabalho. Em seguida, identifique as competências necessárias para atingir seus objetivos. Você pode fazer uma análise de lacunas de habilidades para entender o que existe e o que está faltando. 

Fale com seus funcionários

Tenha conversas individuais com todos os funcionários ou deixe os gerentes de linha fazerem isso. Ele fornecerá insights sobre as aspirações de cada funcionário e como eles veem sua carreira, além de servir como o processo inicial para planos de desenvolvimento individual.

Crie uma estrutura de treinamento

Com base na análise de lacunas e nas necessidades de sua organização e de seus funcionários, desenvolva uma biblioteca de materiais e cursos de treinamento com propósito. Esta será a biblioteca que os gerentes de linha podem oferecer aos funcionários para fazer ou que os funcionários também podem navegar. Além disso, também será útil adicionar qualquer material de treinamento de conformidade obrigatório que precise ser feito por cada funcionário. 

Ajudar a desenvolver planos de desenvolvimento pessoal

À medida que avança, ajude cada funcionário a desenvolver seu próprio plano de desenvolvimento pessoal. Forneça a eles os recursos para fazer isso (mentores, coaches, modelos) e certifique-se de que seja registrado e rastreado.

10. Crie um plano de RH

Envolva-se em um processo de planejamento de RH para identificar as necessidades de sua organização em termos de habilidades e capacidades e cronogramas de uma perspectiva de longo prazo. A criação desse plano o ajudará a priorizar e gerenciar seu orçamento de RH.

Você saberá em qual dos componentes mencionados acima você precisa se concentrar primeiro. Por exemplo, se sua organização está crescendo rapidamente, estabelecer um sólido processo de recrutamento e integração será uma prioridade fundamental. Você só pode fazer isso corretamente se entender as necessidades da sua organização e planejá-las ao longo de uma linha do tempo.

11. Reconhecer o momento certo para começar a construir uma equipe de RH

Quem você vai começar a contratar para expandir sua equipe de RH? Dependerá de suas prioridades e do que você mais precisa de ajuda. Por exemplo, se você está crescendo muito, pode precisar de um recrutador. Ou você pode considerar um assistente/administrador de RH para ter mais tempo para tarefas estratégicas.

Antes de recrutar externamente, olhe também internamente. Pode haver funcionários na organização que podem absorver algumas das responsabilidades de RH ou estão procurando avançar nessa direção. 

Ou talvez você comece contratando um funcionário de RH que possa desempenhar funções híbridas (por exemplo, recrutamento e atividades diárias de RH). Novamente, tudo isso depende da necessidade de sua organização.

Para você

Construir um departamento de RH dentro de sua organização ajudará você a contratar e reter boas pessoas, envolver seus funcionários e melhorar o desempenho geral de seus negócios. Iniciar um departamento de RH não é tarefa fácil, mas valerá a pena em um futuro próximo.

E lembre-se, você não precisa começar do zero ou construir tudo sozinho. Existem modelos prontos e personalizáveis ​​que você pode usar e começar a partir daí.