Para melhorar o desempenho de uma equipe você precisa entender um conceito muito importante: O gap ou lacuna de desempenho.

Uma lacuna de desempenho dentro de sua equipe pode ter um sério impacto na produtividade e no desempenho dos negócios. É por isso que é necessário abordar as lacunas de desempenho o mais cedo possível. O que causa as lacunas de desempenho e como você as elimina?

O que é uma lacuna de desempenho?

A eficácia organizacional pode ser ditada pela proficiência dos funcionários em gerenciar suas tarefas e assumir níveis crescentes de responsabilidade. As lacunas no desempenho dos funcionários impedem que sua empresa atinja todo o seu potencial. Em uma palavra, uma lacuna de desempenho refere-se à diferença entre o desempenho atual de um indivíduo, equipe ou organização e o desempenho desejado. As lacunas de desempenho fazem com que os funcionários tenham um desempenho inferior, o que leva a uma organização com resultados abaixo do esperado.

Essas lacunas se originam de várias fontes, que você pode identificar realizando uma análise de lacunas de desempenho. (Mais sobre como fazer isso mais tarde.)

O que torna as lacunas de desempenho desafiadoras é que elas podem se manifestar em muitas áreas de recursos humanos e podem não ser imediatamente óbvias. Por exemplo, se os indivíduos são treinados para realizar suas tarefas por outros funcionários, eles podem pegar todos os “maus hábitos” de seus colegas e nunca aprender a maneira correta de realizar seu trabalho. Isso leva os funcionários a ficarem aquém das expectativas, incluindo as metas de desempenho. 

É importante entender que não importa a causa da lacuna de desempenho, ela tem um impacto negativo nos resultados organizacionais.

Por que as lacunas de desempenho são prejudiciais para uma organização?

As lacunas de desempenho fazem com que indivíduos, equipes e organizações tenham um desempenho inferior, o que leva à perda de receita e inovação. Tudo isso prejudica o resultado final da organização. Quando os funcionários são consistentemente incapazes de atingir suas metas de desempenho, eles começam a se desconectar dos objetivos porque os consideram impossíveis de alcançar.

As estimativas dizem que as lacunas de desempenho custam a todas as empresas americanas cerca de US$ 2,9 milhões por dia em busca de novos funcionários para substituir os perdidos ou aqueles que não são mais produtivos. Esses problemas de desempenho não acontecem da noite para o dia; eles infiltram-se insidiosamente na cultura corporativa, um funcionário de cada vez, o que eventualmente leva ao colapso da equipe. As empresas com baixo envolvimento dos funcionários que afetam o desempenho, o atendimento ao cliente e toda uma série de outros objetivos da empresa sofrem uma perda potencial de lucros de 21% . 

O que causa as lacunas de desempenho?

As causas das lacunas de desempenho podem variar de uma organização para outra. No entanto, existem algumas razões principais pelas quais uma organização pode começar a enfrentar esse problema. Uma coisa que aprendemos com a pandemia do COVID-19 foi que muitas organizações relaxaram suas expectativas de desempenho para diminuir a pressão sobre funcionários já estressados. Agora que as coisas estão indo em uma direção normal, é o momento oportuno para dar uma olhada em onde sua organização está em termos de motivação dos funcionários para o desempenho de suas melhores habilidades. 

Aqui está um resumo de algumas das causas comuns de falhas de desempenho.

• Liderança e processos ruins. Se os funcionários não tiverem uma orientação clara ou se a gestão for inconsistente com as solicitações, eles podem facilmente ficar confusos, frustrados e desengajados de suas funções. Isso, por sua vez, diminui o desempenho individual e da equipe.
• Não estabelecer expectativas razoáveis. Embora tenham boas intenções, às vezes o gerenciamento de desempenho define o padrão muito alto para todos os funcionários. Isso desmoraliza os funcionários em vez de inspirá-los. Outro problema são as expectativas pouco claras. Quando seus funcionários não têm certeza sobre o que você espera deles, como eles podem ser eficazes?
  
• Falta geral de motivação e desengajamento. Embora as coisas tenham se acalmado um pouco desde o ano passado, a pesquisa Gallup mais recente revela que apenas cerca de 36% dos funcionários estão ativamente engajados nos EUA em junho de 2021 e 20% estão engajados globalmente. Os funcionários desengajados são menos propensos a se preocupar em atender às métricas de desempenho. 
  
• Lacuna (Gap) de habilidades e talentos . Este é um problema crescente, mesmo com muita gente procurando trabalho. Com mais empregos se tornando obsoletos e muitas novas funções surgindo, pode ser um desafio para as empresas manter conjuntos de habilidades e talento suficiente para cobrir as metas de desempenho. 

Como você fecha uma lacuna de desempenho? (Em 10 passos!) 

Você pode estar se perguntando: “Se as lacunas de desempenho são tão prejudiciais, como posso fechá-las e manter altos níveis de desempenho da minha equipe?” Depois de realizar uma análise de lacunas, você precisa começar a planejar como fechá-las. Aqui estão dez etapas que ajudarão a reduzir as lacunas entre onde sua organização está agora e onde você deseja que ela esteja no futuro próximo.

Etapa 1: identificar as causas da redução da produtividade

Isso pode incluir qualquer uma das causas acima ou outras específicas da sua organização. Aproveite o tempo para revisar os registros de desempenho dos funcionários dos dois anos anteriores. Procure padrões ou quedas nas porcentagens de desempenho. Isso pode vir de um único departamento, um gerente ou outra fonte. Realize uma pesquisa de pulso para verificar onde a organização está agora como parte desta revisão.

Digamos que você suspeite que o desempenho dos funcionários em um departamento específico caiu porque eles se tornaram cada vez mais desengajados. Você pode organizar um grupo focal com fundionários ou uma entrevista para aprofundar o motivo disso.

Etapa 2: mapear as habilidades que estão atualmente em sua equipe

Esses dados podem vir de currículos e do Sistema de Informação de RH ou de uma plataforma que você pode ter da sua organização . A criação de um inventário de habilidades também ajudará você a obter uma visão geral das habilidades que seus funcionários têm atualmente. Além disso, os funcionários podem autoavaliar suas habilidades e habilidades como parte de sua pesquisa de novos contratados, ou você pode simplesmente revisar os requisitos atuais de habilidades de trabalho com os supervisores.

Etapa 3: Conduzir uma análise de lacunas de desempenho e lacunas de habilidades

Uma lacuna de desempenho aborda as flutuações no desempenho do funcionário. É baseado em métricas de desempenho em nível de equipe ou individual. Uma análise de lacunas de habilidades se concentra em avaliar as habilidades disponíveis presentes na força de trabalho atual versus as habilidades necessárias no futuro, à medida que os empregos são reorganizados ou alterados. A realização dessas análises ajudará a determinar que tipo de intervenções você precisa para fechar as lacunas.

Por exemplo, se o desempenho de uma determinada equipe sofre por causa de uma má gestão, você pode precisar treinar ou treinar o gerente. No entanto, se você descobrir que os membros da equipe simplesmente não têm um nível de habilidade suficiente para fazer seu trabalho, você pode decidir implementar um programa de treinamento direcionado para melhorar suas habilidades.

Etapa 4: Implemente um programa de treinamento direcionado

Como mencionamos acima, depois de identificar quais habilidades e competências seus funcionários estão perdendo, você pode desenvolver planos de treinamento direcionados para preencher essas lacunas. A implementação do coaching de desempenho também ajudará seus funcionários a ter um melhor desempenho e aprender no trabalho.

Atribua metas de aprendizado aos novos contratados, mas tenha uma estrutura para o que eles aprendem e obtenha feedback sobre o que eles acham que está faltando. 

Etapa 5: defina as expectativas de desempenho desde o primeiro dia

Peça aos seus novos contratados que atribuam algumas metas de desempenho e criem mais algumas para eles em seu nível, para que saibam o que você, como empregador, espera deles. Isso lhes dará um roteiro para o sucesso. Fornecer feedback frequente e construtivo aos funcionários. Defina metas específicas, elimine barreiras e acompanhe o progresso. Realize avaliações de desempenho pelo menos a cada trimestre.

Ao reiterar continuamente suas expectativas, você pode garantir que seus funcionários saibam não apenas o que precisam alcançar, mas também como chegar lá.

Passo 6: Desenvolva futuros líderes

Não subestime a importância do planejamento sucessório. Para manter uma equipe forte, você precisará de funcionários qualificados para assumir a liderança. Com o êxodo pós-pandemia de funcionários da força de trabalho, isso é mais importante do que nunca.

Identifique funcionários com potencial para assumir funções de gestão e liderança no futuro. Em seguida, trabalhe em conjunto com eles para criar planos personalizados de desenvolvimento de liderança para prepará-los para a ascensão. Dessa forma, você está garantindo um pipeline de liderança forte.

Etapa 7: manter um alto envolvimento dos funcionários

Os funcionários que estão engajados com tarefas de trabalho de qualidade e um ambiente positivo tendem a produzir mais do que os outros. E não se esqueça de seus funcionários remotos, que normalmente produzem ainda mais do que seus colegas no escritório. O engajamento está intrinsecamente ligado ao desempenho. 

Etapa 8: crie um programa de recompensas e reconhecimento

De acordo com um estudo publicado no Techjury , 37% dos funcionários consideram o reconhecimento o mais importante para aumentar a produtividade. Ao reconhecer as contribuições de sua força de trabalho e recompensá-las regularmente, você cria um ambiente de trabalho positivo, onde as pessoas se sentem apreciadas por seus esforços.

Incentive seus funcionários a reconhecer as conquistas uns dos outros. Você pode fazer isso implementando um programa de reconhecimento de pares .

Passo 9: Continue trabalhando em sua cultura organizacional

Sua cultura organizacional deve capacitar seus funcionários para que tenham o melhor desempenho. Você precisa construir um ambiente inclusivo onde seus funcionários possam realmente utilizar suas habilidades, competências e conhecimento.

Passo 10: Monitore o progresso do desempenho

Existem muitos recursos para acompanhar o progresso individual do funcionário, o progresso da equipe e o progresso organizacional. Alguns exemplos incluem o acompanhamento dos resultados do treinamento em relação às classificações de garantia de qualidade, aumento das taxas de retenção de funcionários e resultados de gerenciamento e lucros aprimorados decorrentes de um esforço para reconhecer os funcionários por seus esforços. 

Por que é importante acompanhar os dados sobre o desempenho?

A única maneira de você entender se está indo na direção certa para fechar as lacunas de desempenho é ter alguns dados concretos para mostrar isso. Esses dados vêm de várias fontes, como as métricas sobre as quais falamos acima ou métricas concretas de desempenho dos funcionários. Você pode coletar mais dados por meio de pesquisas com funcionários, reuniões individuais e grupos de foco.

A vantagem de ter dados disponíveis é que você pode demonstrar aos tomadores de decisão que o investimento nos funcionários está proporcionando uma taxa de retorno razoável. Isso ajuda na tentativa de aprovar ideias futuras. Ele também permite que você saiba o que não está funcionando tão bem para fazer melhorias ou mudanças em sua abordagem. 

Para você

O desempenho é fundamental para o sucesso de sua organização e para garantir uma experiência positiva para todos os funcionários. É vital ter uma abordagem estruturada para fechar uma lacuna de desempenho em sua organização, onde você determina o que precisa fazer para resolvê-la e acompanhar seu progresso até que sua equipe tenha um desempenho no nível desejado.