A Matrix 9Box é uma ferramenta bem conhecida para gestão de talentos e planejamento de sucessão. Neste guia prático, você vai conhecer cada caixa na Matriz 9Box, as etapas da ação de gerenciamento de talentos por categoria e como você pode usar essa estrutura no Excel para ter relatórios avançados. 

O que é a Matriz 9Box? Uma definição

A Matriz 9Box é uma ferramenta conhecida de gestão de talentos em que os funcionários são divididos em nove grupos, com base em seu desempenho e potencial.

Ao avaliar o desempenho dos funcionários, os gestores geralmente prestam atenção a duas coisas. Primeiro, qual é o seu bom desempenho hoje e, segundo, qual é o seu desempenho no futuro (ou seja, seu potencial de crescimento). 

Por exemplo, funcionários esforçados que se saem bem em sua função, mas têm pouco potencial de crescimento, são ótimos para ter em sua equipe, assim como All-stars que têm bom desempenho e grande potencial. No entanto, funcionários de baixo desempenho e baixo potencial exigirão muita atenção da gerência e provavelmente não melhorarão. Eles exigem uma abordagem diferente.

A Matriz 9Box fornece uma estrutura que ajuda a gerenciar todos os funcionários de uma organização. Nas próximas seções, exploraremos como avaliar o desempenho e o potencial. Em seguida, explicaremos como as organizações podem usar a Matriz 9Box como ferramenta de gestão de desempenho.

4 vantagens da Matriz 9Box.

A Matriz 9Box é uma ferramenta muito popular e por boas razões. Ele oferece às organizações benefícios significativos, como: 

• Ser simples e fácil de usar – O modelo 9Box é uma ferramenta estabelecida com uma estrutura bastante simples e direta. Durante a revisão de seus funcionários, tudo o que você precisa fazer é combiná-los com a caixa certa com base em seu desempenho e potencial. A maneira como a grade é visualizada facilita a compreensão, mesmo para quem é completamente novo nessa ferramenta.  
• Ajudando a identificar talentos valiosos – A Matriz 9Box permite que você identifique os profissionais de alto desempenho em sua organização com grande potencial e identifique o que eles precisam melhorar para se desenvolver ainda mais. Você terá os dados para respaldar sua decisão de onde e como direcionar recursos para engajar e desenvolver esses funcionários. Além disso, quando surgirem promoções internas, você saberá exatamente a quem oferecer essas oportunidades. 
• Uma abordagem holística para avaliação de talentos – Esta ferramenta oferece uma abordagem mais completa para o gerenciamento de desempenho. Você não será sugado por um único elemento do desempenho de um funcionário e poderá avaliar tanto o desempenho atual quanto o potencial futuro. 
• Uma ferramenta versátil – A Matriz 9Box é útil não apenas para o gerenciamento de talentos, mas também para o planejamento da força de trabalho. Por exemplo, essa ferramenta oferece uma boa visão geral do potencial de seus funcionários e em qual posição eles podem prosperar no futuro. Em outras palavras, facilita o planejamento sucessório. Ou você também pode usar a Matriz 9Box para identificar funcionários com potencial de liderança e movê-los para as faixas de gerenciamento. 

Obviamente, a Matriz 9Box não é uma ferramenta sem falhas. Mais adiante neste artigo, examinaremos mais detalhadamente as desvantagens da Matriz 9Box.

Criando uma 9Box

Quando criamos uma 9Box, passamos por três etapas. Avaliar o desempenho, avaliar o potencial e reuni-lo.

Etapa 1. Avaliação do desempenho

A caixa de nove consiste em três categorias de desempenho: baixo, moderado e alto. Durante a avaliação de desempenho, os funcionários são pontuados nessa escala de desempenho.

Há muitas maneiras de pontuar o desempenho e cada organização usa métodos diferentes. Como exemplo, propomos a seguinte estrutura:

• Baixo desempenho . O funcionário não atende aos requisitos de seu trabalho e falha em suas metas individuais.
• Desempenho moderado . O funcionário corresponde parcialmente aos requisitos de seu trabalho e seus objetivos individuais.
• Alto desempenho . O funcionário atende plenamente aos requisitos de seu trabalho e suas metas individuais.

A vantagem dessa abordagem é que ela atende aos requisitos do trabalho conforme definido na estrutura de trabalho da organização. Também se relaciona com os alvos da pessoa. Algumas organizações podem ter estruturas de trabalho menos definidas e trabalhar mais com metas pessoais. Nesse caso, você pode colocar mais ênfase na avaliação do cumprimento da meta.

Alguns autores propõem o uso de uma escala de quatro pontos. Os gerentes geralmente não gostam de dar feedback negativo. Uma escala de três pontos torna muito fácil colocar alguém em uma categoria de ‘desempenho moderado’, embora objetivamente eles deveriam ter sido categorizados como ‘desempenho baixo’. Uma escala de quatro pontos força o gerente a fazer uma escolha mais precisa (acima ou abaixo da média).

Etapa 2. Avaliação do potencial

O outro eixo da Matriz 9Box é potencial. O potencial também deve ser pontuado durante a avaliação de desempenho e geralmente se enquadra nas seguintes categorias.

• Potencial baixo | trabalhando em pleno potencial . O funcionário está trabalhando com todo o seu potencial e não se espera que melhore, seja porque está na capacidade máxima ou por falta de motivação. 
• Potencial moderado | desenvolver na função atual . O funcionário tem potencial para se desenvolver ainda mais dentro de sua função atual. Isso pode ser em termos de desempenho, mas também em termos de experiência. 
• Alto potencial | elegível para promoção . O funcionário tem um desempenho muito além das expectativas de sua posição e responsabilidades. Eles assumem naturalmente e com entusiasmo papéis de liderança e estão prontos para uma posição mais alta.  

Comparado a dizer que alguém está com “potencial baixo”, dizer “potencial total” é menos desencorajador. Queremos que as pessoas tenham uma mentalidade de crescimento e associem esforço extra com melhorias no desempenho. Como tal, comunicar isso requer algum tato do gerente. Por esse motivo, algumas empresas decidem não comunicar essa pontuação potencial aos funcionários.

Da mesma forma, você também deve ter cuidado ao informar aos funcionários que eles são elegíveis para promoção. Pode não haver nenhuma vaga de emprego de nível sênior disponível no momento para cumprir isso. 

Desempenho e Potencial

Existe alguma correlação entre desempenho e potencial. No entanto, há casos em que alguém com baixo desempenho pode ser elegível para uma promoção em 2-3 anos. Pegue um estagiário de gestão recém-saído da universidade. Essa pessoa tem pontuação alta em testes de capacidade, mas tem muito pouca experiência de trabalho. Eles podem ter baixo desempenho, mas têm um potencial tão grande que devem crescer rápido o suficiente para serem promovidos em 2-3 anos.

Algumas empresas dividem a promoção e o potencial em duas métricas separadas. Potencial é o potencial de crescimento do funcionário, enquanto o tempo até a próxima promoção é uma indicação de quando uma pessoa está pronta para ser promovida.

Etapa 3. Juntando tudo

O próximo passo é traçar o desempenho e o potencial em uma grade 3×3, resultando na matriz 9Box. O brilhantismo dessa matriz é que, para cada caixa, diferentes técnicas de gerenciamento de talentos podem ser usadas.

A Matriz 9Box explicada:

Vamos examinar as diferentes categorias na matriz 9Box passo a passo e ver como nossas políticas de gestão de talentos diferem por etapa.

Desempenho Insuficiente

No canto inferior esquerdo da Matriz 9 Box, estão os funcionários com pontuação baixa em desempenho e baixo potencial. Existem diferentes nomes para eles, que incluem risco de talento, má contratação, desempenho inferior e iceberg. Alguns chegam a rotulá-los como ‘trabalhadores inúteis’ que precisam ser ‘demitidos imediatamente’. 

Preferimos o termo más contratações – você não deveria ter contratado essas pessoas em primeiro lugar. Mas agora que você tem, você precisa lidar com eles de forma rápida, mas justa.

Se essas contratações ruins permanecerem por muito tempo, elas se tornarão icebergs, ameaçando o sucesso de sua organização. Isso ocorre porque investir nesses funcionários tirará tempo, dinheiro e outros recursos de funcionários com mais potencial de crescimento. A qualidade do trabalho também estabelecerá padrões mais baixos para os colegas, que passarão mais tempo limpando a bagunça dos membros da equipe com baixo desempenho em vez de agregar valor à organização.

Plano de ação

1. Identifique os obstáculos pessoais que podem causar o baixo desempenho e a falta de crescimento. No entanto, tome cuidado para não investir demais nessas pessoas. Isso seria injusto para o resto dos funcionários que têm um bom desempenho.
2. Sente-se com o indivíduo para ver se há uma tarefa mais apropriada onde eles (e você) possam utilizar melhor suas habilidades.
3. Se as duas primeiras opções não trouxerem ganhos rápidos, você deve criar um plano de saída em conjunto onde ajude a pessoa a encontrar uma função que melhor se adapte às suas habilidades fora da sua organização.

Se as contratações ruins forem um fenômeno comum em sua organização, revise sua aquisição de talentos e seu processo de seleção.

Questionável e Eficaz

A próxima categoria na matriz 9box é a categoria para cima ou para fora. Eles incluem os médios com baixo potencial (up or out grinders) e os médios potenciais com baixo desempenho (up or out dilemas).

Os moedores ou especialistas eficazes têm desempenho médio, mas fazem um trabalho bom o suficiente para não demiti-los. Isso os torna um grupo desafiador. Eles são de baixo potencial, então investir tempo e dinheiro em treiná-los não valerá a pena. A melhor abordagem é criar um plano de melhoria pessoal. Com a criação deste plano, você enfatiza que o desempenho deles é medíocre, você os ajuda a entender onde estão seus pontos de melhoria e lhes dá a oportunidade de trabalhar nisso. Se isso não estiver valendo a pena e eles não estiverem se movendo para o grupo de alto desempenho, você terá que tomar uma decisão difícil, portanto: subir ou sair.

Os dilemas ou jogadores inconsistentes têm algum potencial para serem ótimos, mas não estão tendo desempenho. Aqui a questão é por que eles não estão realizando. Aqui você passa pelo mesmo processo de antes e tenta identificar o que causa seu desempenho medíocre. Eles são novos contratados e tiveram uma experiência de integração ruim ou talvez não entendam o que você espera deles? Como intervenção, você pode inscrevê-los em programas de coaching entre pares ou outros programas de orientação . Se isso não estiver funcionando e eles não estiverem progredindo para uma categoria de desempenho superior, você terá que tomar uma decisão difícil.

Plano de ação

1. Crie um plano de melhoria pessoal analisando os obstáculos pessoais e as habilidades necessárias para a função que precisa ser trabalhada pelo funcionário. Forneça expectativas mensuráveis ​​e defina claramente como será o bom desempenho. O funcionário deve saber claramente o que se espera dele.
2. Faça check-in todos os meses e avalie o progresso do plano. Sempre documente bem essas reuniões, pois isso o ajudará a tomar uma decisão melhor e o funcionário provavelmente se beneficiará de um plano estruturado e feedback. 
3. Se o desempenho não melhorar dentro de 6 meses a um ano, você deve criar um plano de saída em conjunto para ajudar a pessoa a encontrar uma função que melhor atenda às suas necessidades fora de sua organização.

Enigma e Comprometido

No canto superior inferior direito e no canto superior esquerdo, encontramos pessoas que se destacam em apenas um elemento da caixa 9.

Os comprometidos ou profissionais de confiança pontuam alto em desempenho, mas baixo em potencial de crescimento. São eles que você deve cuidar em sua organização. Eles têm um bom desempenho e uma boa mentalidade de trabalho. 

No entanto, eles não têm muito potencial de crescimento. Isso significa que você deve mantê-los felizes e recompensá-los, mas tome cuidado para não recompensá-los demais. Isso criará uma gaiola dourada – algo que vimos no setor bancário global. As pessoas sentavam-se confortavelmente em suas funções e não tinham incentivo para mudar de emprego e se desenvolver ainda mais, tornando-as suscetíveis à recente automação de processos e digitalização de processos bancários.

A dificuldade com comprometidos é que, no mundo de hoje, seu trabalho está fadado a mudar em algum momento, e eles podem não conseguir crescer com seu papel. Imagine alguém nos anos 90 que era ótimo em seu trabalho, mas não queria aprender a operar um computador… Alguns argumentariam que uma mentalidade de crescimento é a chave para ser um bom funcionário no mundo de hoje – e eles teriam razão.

Além disso, não promova essas pessoas para funções com responsabilidade extra. Isso invocaria o princípio de Peter, identificado pela primeira vez pelo Dr. Laurence J. Peter. Segundo Peter, “todo funcionário tende a subir ao seu nível de incompetência”. Se alguém tem um bom desempenho, mas tem pouco potencial de crescimento, mantenha-o feliz e em sua função atual.

Plano de ação

1. Mantenha os comprometidos felizes
2. Analise como o trabalho deles mudará no futuro e ajude-os a se prepararem o máximo possível.
3. Aumente os salários nominalmente, mas tenha cuidado com aumentos e bônus substanciais. Não promova.

Os enigmas , também chamados de enigmas ou diamantes brutos, estão no outro extremo do espectro. Eles pontuam alto em potencial, mas baixo em desempenho. Um exemplo poderia ser um estagiário de gestão de uma universidade de prestígio. Eles ainda não aprenderam as cordas, mas estão ansiosos para aprender. Aqui é fundamental acompanhar continuamente seu desempenho – eles devem crescer e aumentar seu desempenho rapidamente.

Plano de ação

1. Dê tempo ao enigma para se desenvolver, mas monitore seu desempenho. Você não está apenas procurando melhorias, mas também um desempenho estável e sólido. Tenha em mente que é fácil melhorar se o desempenho for ruim; se forem de alto potencial, devem ser capazes de ter um desempenho médio a alto dentro de seis a doze meses.
2. Comunique expectativas claras para sua função atual para que eles saibam o que se espera deles.
3. Comunique que você acredita no potencial deles, mas também que eles devem melhorar seu desempenho atual.
4. Se ele ainda tiver uma pontuação baixa em desempenho um ano depois, você deve criar um plano de saída juntos, onde você ajude a pessoa a encontrar uma função que melhor se adapte às suas habilidades fora da sua organização.

Estrelas do futuro: Mantenedor e Forte Desempenho

Os próximos três grupos foram rotulados como ‘futuras estrelas’. Eles já compõem o núcleo de sua força de trabalho, ao mesmo tempo em que têm o potencial de crescer em funções mais avançadas.

Seus funcionários de alto potencial ou crescimento têm alta pontuação em potencial e média em desempenho. Muitas vezes, isso ocorre porque eles ainda não tiveram tempo de crescer completamente no papel. A prioridade aqui é movê-los para a posição correta na matriz 9Box para que fiquem no canto superior direito. A abordagem e o plano de ação são semelhantes aos de seus jogadores principais.

Seus jogadores principais são aqueles que têm desempenho confiável e que também têm potencial para crescer ainda mais em suas funções atuais. Sua principal prioridade de gerenciamento de desempenho é trazer essas pessoas para a direita da matriz 9Box, onde elas pontuam alto em desempenho. Os passos aqui são semelhantes àqueles para seus altos potenciais.

Passos da ação

1. Certifique-se de que as expectativas e os requisitos de função estejam claros.
2. Dê aos juniores em novas funções o tempo para desenvolver seu desempenho ao mais alto nível
3. Elogie consistentemente as realizações, o bom desempenho e as iniciativas que ajudam a promover as metas organizacionais. Além disso, monitore seu desempenho e faça reuniões regulares para garantir que eles ainda estejam felizes em seu papel.
4. Exponha-os a rotação de atividades de trabalho de curto prazo para expô-los a outras experiências que os ajudarão a ter um melhor desempenho ou ampliação do trabalho, adicionando atividades que se ajustem ao funcionário.
5. Capacite-os com coaching de pares por um funcionário de alto desempenho ou coaching profissional para resolver quaisquer problemas pessoais ou profissionais que retenham a pessoa (barreiras de desempenho).
6. Forneça a esses profissionais treinamento em sala de aula e oportunidades de aprendizado no trabalho que os ajudem a desenvolver as habilidades em que são bons ou tragam habilidades que os retenham a um nível superior.

Seus funcionários de alto desempenho já estão em um bom lugar. Eles contribuem para a sua organização, portanto, a principal estratégia aqui é mantê-los felizes e engajados, garantindo que eles estejam prontos para o trabalho não apenas agora, mas também nos próximos anos. Se o alto desempenho é ambicioso e procura subir na organização, você desejará melhorar seu potencial com diferentes intervenções.

Passos da ação

1. Mantenha os profissionais de alto desempenho felizes e engajados. Verifique regularmente com eles e aprecie o trabalho que eles fazem.
2. Nem todo mundo precisa ser uma estrela. Se o seu alto desempenho está feliz em sua função atual e não quer uma promoção ou responsabilidade extra, isso também é um ótimo resultado. Não é viável promover toda a organização a cada poucos anos, então esse pode ser o resultado preferido.
3. Dê-lhes tempo para crescer. Se alguém ainda não está em pleno potencial, isso pode significar que precisa crescer mais em sua função atual antes de poder passar para a próxima.
4. Aproveite técnicas como rotação de tarefas e dê a eles tarefas desafiadoras para expô-los a diferentes partes do negócio. Isso aumentará sua perspicácia nos negócios e os preparará para um papel de liderança mais amplo.
5. Encontre-lhes um mentor que possa ajudá-los a crescer e cumprir sua ambição e fornecer oportunidades de treinamento e qualificação.

Alto Potencial

As estrelas, também chamadas de futuros líderes, são seus funcionários de alto desempenho que também são capazes de assumir novos papéis. Estes são seus jogadores A e funcionários mais valiosos. Eles também desempenham um papel crítico na gestão de sucessão.

Plano de ação

1. Dê às suas estrelas tarefas desafiadoras – eles são os mais prováveis ​​de todos os seus funcionários para conseguir. Exemplos são projetos internos importantes, projetos de recuperação ou mais oportunidades externas em empresas start-ups ou spin-offs.
2. Verifique com eles regularmente e avalie se eles ainda estão felizes em sua função atual. Certifique-se de identificar os primeiros sinais de insatisfação. Elogie-os generosamente e garanta que eles se sintam valorizados pelas contribuições que fazem para a empresa.
3. Fornecer orientação com membros mais seniores da organização
4. Crie oportunidades de networking com outras estrelas e com membros seniores da organização. Essas oportunidades ajudam a construir uma rede entre seus melhores desempenhos e sua liderança sênior.
5. Se eles estiverem interessados ​​nisso, funções em conselhos e comitês externos podem incentivá-los, aumentar seu perfil público e oferecer um desafio interessante e uma oportunidade de networking para eles.
6. Recompense-os e garanta que eles recebam uma compensação competitiva. Esses funcionários são os que mais contribuem para sua organização e você deve recompensá-los de acordo.

Gerenciamento talentos na Matriz 9Box

Na seção anterior, explicamos como você pode aplicar o gerenciamento de talentos da matriz 9Box. Uma das principais vantagens da matriz 9Box é que ela facilita as decisões de investimento em talentos. 

Select International, uma empresa de triagem de funcionários, oferece uma perspectiva interessante. Eles propõem que seu orçamento total de gerenciamento e desenvolvimento de talentos seja alocado com base na posição de cada um na matriz de talentos de 9Box.

Se você tiver que investir R$ 100, deverá dividi-lo entre as diferentes categorias de talentos, conforme mostrado na figura acima. As más contratações que ocupam o canto inferior esquerdo devem ser investidas no mínimo, enquanto as estrelas no canto superior direito devem receber mais recursos. 

Isso também faz sentido do ponto de vista estratégico e de alocação de recursos – como empresa, você desejará investir nos recursos (humanos) que fornecem o maior retorno e criam a maior vantagem competitiva. Investir em contratações ruins tiraria recursos de bons e de alto desempenho.

Isso significa que nem todos são iguais – uma mensagem que nem todos os profissionais de RH apreciam. Devemos aceitar que algumas pessoas se encaixam melhor na cultura da nossa empresa do que outras, e nem todos são igualmente adequados para a mesma função.

Matriz 9Box para planejamento sucessório

De maneira semelhante, as organizações também podem usar a matriz 9Box para planejamento de sucessão. O planejamento de sucessão deve se concentrar em suas estrelas, que pontuam alto em desempenho e alto potencial. Esses são os funcionários que construirão o futuro da sua organização.

Mergulhamos nesse tópico com muito mais detalhes em nosso guia completo sobre planejamento sucessório.

A matriz 9Box é uma ferramenta que auxilia na identificação de talentos de liderança. O talento de liderança é então preparado para cargos de liderança mais sênior por meio de desenvolvimento de liderança, coaching, orientação, feedback regular de 360 ​​graus e outros métodos de feedback.

As estrelas são os funcionários-chave na matriz de sucessão, onde as funções críticas são mapeadas e os diferentes funcionários principais são mapeados em termos de adequação a uma função. Quando esses cargos ficam vagos, significa que há talentos prontos para preencher esses cargos recém-abertos.

Mais recursos para você:

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