Um processo de planejamento de recursos humanos eficaz ajuda as organizações a maximizar o capital humano e construir uma força de trabalho pronta para o futuro. Vamos nos aprofundar na importância do planejamento de recursos humanos com mais detalhes e como é o processo.

Conteúdo
O que é planejamento de recursos humanos?
Importância do planejamento de recursos humanos.
5 Etapas no processo de planejamento de recursos humanos

O que é planejamento de recursos humanos?

O planejamento de recursos humanos (HRP) descreve um processo contínuo, baseado em dados, no qual uma empresa planeja sistematicamente o futuro em termos de recursos humanos para garantir que os empregos disponíveis sejam adequados para funcionários devidamente qualificados. Ele identifica as principais iniciativas de RH para o período seguinte que ajudarão a organização a atingir seus objetivos estratégicos e manter sua vantagem competitiva sem escassez ou excesso de pessoal.

Importância do planejamento de recursos humanos

As organizações devem ser capazes de adaptar seu capital humano para sustentar as mudanças contínuas em tecnologia, economia local e global, inovação de produtos e cultura. O planejamento de recursos humanos é essencial para maximizar uma força de trabalho bem equipada e oferece outras vantagens que ajudam a cumprir a missão da sua organização. 

Aqui estão alguns dos objetivos que o HRP pode alcançar:

• Antecipar e estar preparado para as mudanças culturais e evoluções do ambiente de negócios. 
• Antecipar e identificar mudanças de trabalho e habilidades para atender às demandas de trabalho. 
• Contratar o talento certo em tempo hábil para apoiar planos organizacionais expandidos, reduzidos ou diversificados.
• Adaptação de técnicas e benefícios de contratação para encontrar e contratar os melhores candidatos. 
• Garantir que sua força de trabalho tenha habilidades técnicas e sociais ideais para aumentar a produtividade.
• Desenvolver planos de carreira para os funcionários, a fim de aumentar sua satisfação e valor.
• Construir e manter processos-chave de RH eficazes. (Recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, planejamento de remuneração e benefícios, gestão de desempenho.)
• Fazendo bom uso de seu orçamento de RH.
• Manter a conformidade com as políticas da empresa e regulamentações governamentais.

Por mais benéfico que seja o planejamento de recursos humanos, o processo vem com desafios. Conhecer as desvantagens potenciais pode preparar melhor os gerentes de recursos humanos para enfrentá-las. Esteja ciente das seguintes circunstâncias que você pode encontrar:

• Tempo prolongado e esforço diligente são necessários.
• Isso vai custar dinheiro.
• Necessidade de contar com previsões, que nunca são totalmente precisas.
• Ambigüidade e desvios no mercado são inevitáveis.
• Os sistemas de tecnologia / informação podem ser inadequados e não podem fornecer todos os dados de que você precisa.
• Ter que combinar dados de várias fontes.
• As mudanças internas encontram resistência por parte dos funcionários.

5 etapas no processo de planejamento de recursos humanos

O processo real de planejamento de recursos humanos envolve cinco fases gerais. Abaixo está um resumo de cada etapa para ajudá-lo a navegar no processo:

1. Analisar os objetivos e planos organizacionais

O sucesso no planejamento de RH depende de sua conexão com as metas de negócios, portanto, você deve começar com um objetivo final em mente. Determine o que a organização deseja alcançar no futuro, como pretende alcançar isso e como os esforços de RH contribuirão para isso.

Cada departamento terá objetivos únicos nos quais o RH deverá estar envolvido. Idealmente, o RH trabalha em estreita colaboração com a gestão e tem uma compreensão clara do que todas as áreas da empresa almejam. Depois de saber disso, você pode verificar como o RH atenderá a essas necessidades. Por exemplo, alguns departamentos podem precisar que você se concentre no recrutamento, enquanto outros podem precisar ser reduzidos e realocar alguns funcionários atuais. 

2. Avalie o estado atual de sua força de trabalho e descubra lacunas

Antes de prosseguir com os planos para o futuro, você precisa avaliar onde a força de trabalho da organização está atualmente avaliando seus pontos fortes e fracos. Você tem o número certo de funcionários experientes? Quais habilidades em que níveis você já tem a bordo com sua equipe atual? Para fazer isso, você deve considerar o seguinte:

• Qual é o seu número total de funcionários?
• Quantos funcionários há em cada departamento?
• Quantos funcionários ocupam cada cargo?
• Quais são a educação, habilidades, competências e qualificações de seus funcionários?
• Como os funcionários se classificam nos dados de avaliação de desempenho?
• Quais são as idades dos seus funcionários? (Quantos estão se aproximando da aposentadoria?)

Existem várias maneiras pelas quais os profissionais de RH podem investigar essas variáveis, como:

• Reúna-se com gerentes e chefes de departamento para avaliar as habilidades de seus funcionários e onde houver espaço para melhorias.
• Faça autoavaliações dos funcionários.
• Analise os dados dos sistemas de informação de RH (SIRH).
• Veja as avaliações de desempenho anteriores.

Existem ferramentas que podem ajudá-lo a traçar um roteiro para esta etapa do processo de planejamento de RH. Um organograma é uma descrição visual da estrutura de equipe de uma empresa que designa funções e relações de subordinação. Abaixo, você pode ver um exemplo de organograma de uma organização:

Um gráfico de substituição é um diagrama de candidatos potenciais e sua prontidão para assumir certas funções após a saída de funcionários.

Um inventário de habilidades analisa a disponibilidade e preparação dos funcionários atuais para assumir funções laterais ou de nível superior. Ele permite que você identifique quais funcionários têm a capacidade de assumir novos cargos conforme as necessidades da empresa mudam. Também ajuda a descobrir quaisquer deficiências de habilidades.

Aqui está como você pode usar o inventário de habilidades de um funcionário para identificar oportunidades de desenvolvimento:

Habilidade	Oportunidade de Desenvolvimento	Treinamento formal	Coaching e Mentoring	No trabalho
Excel Avançado	Trabalho, em um próximo projeto, de treinamento via LinkedIn Learning.	x		x
Marketing digital	Um livro sobre marketing digital, aprenda com um colega, envolva-se em atividades de mídia social no trabalho.	x	x	x
Edição de vídeo	Edite um vídeo para o programa de integração no local de trabalho, participe do ‘seminário de introdução à edição de vídeo’.	x		x

3. Prever os requisitos futuros de RH

A previsão de demanda é o estágio crítico do processo de planejamento de RH. Tendo em mente os objetivos futuros da organização, avalie a demanda e a oferta de colaboradores qualificados. A previsão de demanda envolve a determinação do número de pessoas necessárias e o nível de talento necessário. A previsão de abastecimento estima futuras fontes internas (promoção, transferências, expansão de posição) e externas e sua capacidade de atender às suas necessidades. 

Você realiza essa previsão usando dados internos e tendências de mercado e da indústria. Certifique-se de incluir fatores como estes:

• Novos produtos ou serviços no horizonte
• Prospectivas fusões ou aquisições
• Custos de mão de obra
• Aposentadoria / vagas projetadas e taxas de rotatividade de funcionários
• Avanços tecnológicos e automação

O planejamento de cenários é uma forma de debater situações que podem afetar a direção de sua organização e as necessidades de mão de obra no futuro. Considere os avanços tecnológicos, mudanças econômicas, novas regulamentações governamentais, etc., e considere como você pode ser flexível e quais medidas de precaução tomar.

Uma análise de lacunas permite que você compare a quantidade atual de funcionários e os níveis de habilidade com o que será necessário para atender às metas da organização. Este método envolve:

• Reconhecendo o status atual da força de trabalho.
• Verificar como é a situação ideal.
• Identificar onde existem os lapsos atuais.

Você pode usar uma análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades, ameaças) para compilar suas descobertas e ver quais elementos precisam de mais foco.

Então, seu trabalho é descobrir como você pode combinar a demanda por funcionários de qualidade com o suprimento interno e externo disponível, abordando questões como estas:

• Precisamos adicionar mais funcionários para novas funções? Se sim, de onde? Quantos? Tempo inteiro ou tempo parcial?
• O mercado tem uma oferta adequada de funcionários potenciais?
• Precisamos treinar e desenvolver nossos funcionários existentes para realocação? Quais?
• Estamos aproveitando suficientemente a experiência dos funcionários atuais?
• Precisamos adaptar alguma de nossas políticas ou práticas de RH para acomodar as necessidades futuras de recursos humanos?  

4. Desenvolva e implemente um plano

Agora é hora de formular um plano de ação de recursos humanos que se alinhe com a estratégia geral da sua organização. Deve levar em consideração todas as análises que você concluiu e incluir estratégias de talentos para corresponder à oferta e à demanda para preparar sua organização para o futuro.

Seu plano pode começar com o conceito teórico de transformar a empresa de X em Y e, em seguida, nomear a abordagem passo a passo que o RH facilitará. Isso incluirá o desenvolvimento de métodos para aprimorar estratégias específicas para levá-lo ao estágio ideal. As áreas de foco típicas incluem recrutamento, integração, treinamento, benefícios, gestão de desempenho, opções de trabalho remoto / flexível e cultura da empresa. 

Aqui está um modelo de como um plano de ação poderia ser:

Não existe um conteúdo único para um plano estratégico de RH. A estratégia de cada organização será única, dependendo de seus objetivos e do tipo de negócio. O plano de uma pequena startup incluiria fatores completamente diferentes do que o de uma empresa multinacional. Uma empresa pode precisar começar com um programa de recrutamento aprimorado para encontrar um certo número de funcionários altamente qualificados com conhecimento especializado. Outra empresa pode começar a treinar sua equipe atual.

Depois que seu plano for definido, você deve se concentrar em integrá-lo a uma comunicação forte em toda a empresa. Esteja preparado para alguma resistência à mudança que pode ocorrer entre os funcionários e a gerência da linha de frente. A integração será mais fácil se você estiver contratando novos funcionários, pois eles aceitarão uma nova maneira.

5. Monitore, analise e reavalie seu plano

Depois de colocar seu plano de recursos humanos em prática, você deve determinar se ele está produzindo resultados. Reveja como isso está ajudando você a executar a estratégia organizacional e atingir metas em áreas como produtividade ou retenção e satisfação de funcionários, etc. Monitore as novas práticas e procure áreas onde o plano pode ser prejudicado.

Também é essencial aprender como as mudanças estão afetando os funcionários. Os gerentes podem pedir feedback durante as avaliações de desempenho, ou você pode conduzir pesquisas com funcionários para ter uma ideia de como as coisas estão indo.

Depois de dar sua opinião, você pode identificar quaisquer obstáculos e contorná-los para ajustar e melhorar seu planejamento. Você pode até mesmo retornar à etapa um e iniciar o processo de planejamento novamente, munido do que aprendeu com a implementação inicial.

Os processos de planejamento de recursos humanos precisam ser uma atividade contínua, em avaliação e desenvolvimento constantes para ficar em sincronia com todas as mudanças que as empresas devem enfrentar. 

Considerações

Planejar o futuro é sempre um desafio quando não há como ter certeza do que ele nos reserva e não é possível prever todos os desenvolvimentos possíveis. Mesmo assim, vale a pena o esforço. Com alguma preparação, os gerentes de recursos humanos podem evitar ter que improvisar espontaneamente em mais situações.

Com uma compreensão precisa das dimensões e da dinâmica dos recursos humanos, você tem o essencial para um processo de planejamento de recursos humanos eficaz que resulte em um plano concreto e viável. Para desenvolver e executar seu plano de recursos humanos, certifique-se de analisar cuidadosamente sua situação atual e necessidades futuras.